Hoe Preludens met je gegevens omgaat

Wie verantwoordelijk is

Preludens B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.

Bedrijf

Preludens B.V.

Adres

Heemskerkstraat 36, 2613 AL Delft

KVK

99042827

E-mail

info@preludens.nl

Telefoon

+31 15 202 404 7

Preludens heeft geen functionaris gegevensbescherming. Vragen over privacy beantwoorden we zelf, via info@preludens.nl.

Als je contact opneemt

Via het contactformulier

Het formulier vraagt je naam, je organisatie, een e-mailadres of telefoonnummer en een korte omschrijving van je vraag. Bij het versturen gaan die gegevens naar HubSpot, het systeem waarin we contacten bijhouden. Ook de pagina waarop je het formulier invulde gaat mee, zodat we weten waar je vraag over gaat.

Heb je toestemming gegeven voor statistieken, dan gaat ook het HubSpot-cookie van je browser mee. Daarmee ziet HubSpot via welke pagina's je bij het formulier kwam. Zonder die toestemming is er geen cookie en gaat alleen het formulier mee.

Zodra het formulier binnen is, krijgen we een melding in Microsoft Teams of per e-mail. We nemen binnen één werkdag contact met je op.

Via de agenda voor een kennismaking

Op sommige pagina's kun je zelf een moment kiezen voor een online kennismaking. Die agenda is Microsoft Bookings en staat in de pagina zelf. Wat je daar invult, zoals je naam en e-mailadres, komt in onze Microsoft 365-omgeving terecht, net als de afspraak. Om de agenda te laden maakt je browser verbinding met Microsoft.

Per e-mail of telefoon

Mail of bel je ons rechtstreeks, dan gebruiken we je gegevens en wat je vertelt om je vraag te beantwoorden.

Waarom we dit mogen

Je vraagt ons zelf om contact op te nemen. Gaat het over een mogelijke opdracht, dan zijn je gegevens nodig voor de stappen voordat we een overeenkomst sluiten. Gaat het over iets anders, dan is het ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden die bij ons binnenkomen.

Als je de website bezoekt

Altijd, ook zonder toestemming

Om een pagina te tonen moet je browser verbinding maken met de servers die hem leveren. Daarbij zien die servers technische gegevens, zoals je IP-adres en het type browser. Het gaat om drie partijen:

• GitHub Pages host de website. GitHub gebruikt die gegevens om de site te leveren en te beveiligen.
• Google Fonts levert de lettertypen. Google ziet daarbij je IP-adres, maar zet geen cookies.
• Google Tag Manager laadt de meting die hieronder staat. Zonder je toestemming stuurt hij alleen een signaal zonder cookie en zonder identificatie, met daarin dat er een pagina is bekeken en welke cookiekeuze er is gemaakt. Daarmee kunnen we zien hoeveel bezoek de site ongeveer krijgt, zonder iemand te volgen.

Deze gegevens hebben we nodig om de site te laten werken en te weten of hij gebruikt wordt. Dat is ons gerechtvaardigd belang.

Met toestemming voor statistieken

Geef je toestemming voor statistieken, dan meten drie diensten hoe de site gebruikt wordt. We gebruiken dat om pagina's duidelijker te maken en te zien welke onderwerpen mensen zoeken.

• Google Analytics 4 meet paginaweergaven, hoe ver je scrolt, klikken op knoppen en op e-mail- en telefoonlinks, het afspelen van video's, het openen van een demo en het starten en versturen van een formulier. Google Signals staat uit, we delen geen gegevens met Google voor eigen doeleinden en verkeer vanaf ons kantoor tellen we niet mee.
• Microsoft Clarity maakt opnames van een bezoek en zogenoemde heatmaps, die laten zien waar mensen klikken, hoe ver ze scrollen en waar ze afhaken. Daaraan zien we waar een pagina onduidelijk is.
• HubSpot herkent een terugkerende bezoeker. Vul je later het contactformulier in, dan koppelt HubSpot je eerdere bezoeken aan je vraag, zodat we weten wat je al gelezen hebt.

Met toestemming voor marketing

Adverteren we via Google Ads, dan meet de site met je toestemming voor marketing of een klik op een advertentie leidt tot een ingevuld formulier of een geplande afspraak. Zo weten we welke advertenties werken. Zonder die toestemming plaatst Google geen advertentiecookies.

Je keuze aanpassen

Statistieken en marketing gebruiken we alleen met je toestemming. Die kun je altijd intrekken of aanpassen met de knop Cookievoorkeuren onderaan elke pagina. Wat al gemeten is voordat je je toestemming introk, blijft staan tot de bewaartermijn verloopt.

Welke cookies we gebruiken

Een cookie is een klein bestand dat een website in je browser opslaat. De taal van de site volgt uit het webadres; daar is geen cookie voor nodig. Dit zijn de cookies die de site kan plaatsen. De diensten kunnen er af en toe een toevoegen of hernoemen; de bewaartermijnen zijn die van de leverancier.

Wie je gegevens nog meer ziet

We werken met een paar diensten die gegevens voor ons verwerken. Met Google, Microsoft en HubSpot hebben we verwerkersovereenkomsten. Daarin staat dat ze je gegevens alleen voor ons gebruiken.

• HubSpot voor het contactformulier, ons klantsysteem en de meting van terugkerende bezoekers. Ons account staat in de Europese omgeving van HubSpot.
• Google voor Tag Manager, Analytics, Ads en de lettertypen.
• Microsoft voor Clarity, en voor meldingen, e-mail en afspraken in Teams, Outlook en Bookings.
• GitHub voor de hosting van de website.

We verkopen je gegevens niet. We geven ze alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

Gegevens buiten de Europese Unie

Google, Microsoft, HubSpot en GitHub zijn Amerikaanse bedrijven. Ook als gegevens in Europa staan, kunnen ze daardoor in de Verenigde Staten worden verwerkt. Deze bedrijven zijn aangesloten bij het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework). De Europese Commissie heeft besloten dat gegevens die op grond daarvan worden doorgegeven voldoende beschermd zijn.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Je contactgegevens en je vraag bewaren we tot twee jaar na het laatste contact met je. Daarna verwijderen we ze uit HubSpot.
• Word je klant, dan bewaren we de gegevens die in onze administratie terechtkomen zeven jaar, omdat de wet dat van ons vraagt.
• Google Analytics bewaart gegevens die aan een bezoeker gekoppeld zijn 14 maanden.
• Cookies verlopen na de termijn in de tabel hierboven.

Hoe we gegevens beschermen

De website heeft geen eigen server of database waarin persoonsgegevens staan. Het contactformulier gaat via een versleutelde verbinding rechtstreeks naar HubSpot. Diensten die toestemming nodig hebben, laden pas nadat je die gegeven hebt.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• te zien welke gegevens we van je hebben;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te krijgen, om ze aan een ander te geven;
• je toestemming in te trekken, voor cookies via Cookievoorkeuren onderaan de pagina.

Stuur je verzoek naar info@preludens.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je eerst te bevestigen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Een kopie van je identiteitsbewijs is daarvoor niet nodig.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens of je verzoek omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als deze verklaring verandert

Gaan we gegevens anders gebruiken, of komt er een dienst bij, dan passen we deze pagina aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.